Nuuday: Operational Efficiency and Organizational Trust

‍

Optomo en Nuuday

En los últimos años, Nuuday ha estado experimentando un intenso viaje de automatización, descubriendo y ejecutando sobre buenos candidatos de automatización y trayendo de vuelta a su sede procesos de financiamiento previamente externalizados mediante el uso de RPA. Durante este periodo, Nuuday ha triplicado el número de sus robots en producción.

A medida que la compañía de telecomunicaciones ampliaba sus esfuerzos de automatización, el Departamento de Robótica se encontró con desafíos, particularmente la ejecución oportuna de sus procesos financieros esenciales. Al reconocer la necesidad de una solución más inteligente para administrar su RPA, Nuuday se asoció con Optomo.

‍Un enfoque en la estabilidad operacional:

Dado que muchos de los procesos automatizados de la firma están vinculados a flujos de trabajo financieros cruciales, es imperativo que Nuuday garantice la ejecución y finalización oportunas. Con una amplia franja de diferentes sistemas de TI, incluidos sistemas heredados ocasionalmente inestables, los robots que tenían que navegar por ellos eran propensos a errores. Esto significaba que al inicio de cada jornada laboral traería una lista de cuestiones para resolver manualmente.

“(...) las cosas que no habían corrido o estaban estancadas no volvían a arrancar por sí mismas, así que empezarías a trabajar al día siguiente y tenías una lista bastante larga de cosas que habían fallado”
‍— Nina W. Jensen, Jefa de Gestión de Procesos de Negocio.

Con frecuencia se dedicaba tiempo a problemas menores pero que consumían mucho tiempo, y se dedicaba una cantidad significativa de esfuerzo a atender las consultas de diversas partes interesadas del negocio. Los procesos se ejecutaron en máquinas virtuales individuales, lo que llevó a posibles bloqueos y la necesidad de monitoreo constante para asegurar la finalización oportuna de los procesos críticos. Esto no solo afectó la satisfacción laboral de los desarrolladores, sino que también les requirió monitorear ocasionalmente los procesos durante su tiempo personal y por las tardes.

“Me encanta desarrollarme, así que me resulta frustrante manejar tareas que no agregan valor. (...) Se sentía como que siempre estábamos arreglando las cosas manualmente, lo cual era bastante molesto”
‍— Christian Meyer, Desarrollador principal de RPA.

Ahora, gracias a su interfaz fácil de usar, Optomo sirve como el centro principal de Nuuday para administrar los procesos de RPA. Las vistas generales intuitivas de Optomo garantizan que los conocimientos y las acciones operativas sean siempre fácilmente accesibles.

“El uso de Optomo es ventajoso ya que proporciona una visión clara de nuestros procesos, mostrando lo que se ha ejecutado, lo que no y las próximas tareas. Es una herramienta valiosa en nuestras operaciones diarias”
‍— Christian Meyer, Desarrollador principal de RPA.

Con la implementación de Optomo, los reinicios automatizados y el manejo de errores han mejorado la estabilidad operacional, lo que reduce las preocupaciones para los desarrolladores, operadores y el negocio.

“Ya no nos enfrentamos a las mismas incertidumbres. Si hay un problema, o estamos alertados, o sabemos que Optomo ha reiniciado el proceso”
— Mehmet Cakmak, Gerente de Operaciones.

La funcionalidad de ventana de servicio de Optomo permite a la compañía administrar los tiempos de parada del sistema de manera efectiva, asegurando que no interrumpan la ejecución del proceso.

“Tenemos nuestros antiguos sistemas heredados, así como los sistemas más nuevos. Muchos requieren mantenimiento, y con Optomo, podemos configurar fácilmente una ventana de servicio para eso”
— Mehmet Cakmak, Gerente de Operaciones.

Al aprovechar las capacidades de temporización flexible de Optomo, Nuuday ha abordado sus desafíos operacionales y optimizado su utilización de licencias de RPA.

“La programación flexible garantiza que podamos utilizar nuestras licencias completamente durante las horas pico (...) Optomo ha mejorado significativamente la eficiencia, evitando que las automatizaciones se estancaran”
‍— Mehmet Cakmak, Gerente de Operaciones.

Incaptación del negocio con RPA:

El liderazgo encontró que la menor estabilidad de una operación afligida por un alto grado de manejo manual dificultaba generar confianza en la iniciativa de automatización del resto de la organización.

“(...) no se nos permitiría automatizar procesos si no pudiéramos demostrar que también somos capaces de operarlos de manera eficiente”
‍— Nina W. Jensen, Jefa de Gestión de Procesos de Negocio.

Hoy en día, el aumento de la estabilidad operativa y la mejor tasa de éxito de los casos procesados, significa que el negocio en general está más satisfecho con el trabajo realizado por el Departamento de Robótica de Nuuday.

“La retroalimentación del Departamento de Contabilidad ha sido positiva. Están impresionados con el alcance de nuestra automatización y la estabilidad de nuestras operaciones”
‍ — Nina W. Jensen, Jefa de Gestión de Procesos de Negocio.

Adicionalmente, Optomo también funciona como un instrumento para difundir la voz sobre el trabajo del Departamento de Robótica en toda la firma.

Con paneles en vivo en todas las oficinas que muestran el rendimiento de los robots en tiempo real, las partes interesadas del negocio se mantienen informadas, comprometidas e interesadas. Al usar Optomo, el equipo de RPA puede comunicar más claramente el trabajo real que los robots están haciendo a los departamentos de negocios.

“Tenemos reuniones regulares de estatus con los departamentos (...) A veces podrían pensar que un robot solo ha completado el 10% de sus tareas, pero con Optomo, puedo demostrarles que en realidad es del 80%”
— Nina W. Jensen, Jefa de Gestión de Procesos de Negocio.

Los usuarios de negocios también están activos en la propia aplicación teniendo acceso personalizado de solo lectura que les permite verificar sus procesos afiliados e incluso profundizar en casos y excepciones, sin que el Departamento de Robótica sea un intermediario. Si una excepción se debe a un aporte erróneo específico de las partes interesadas, estas pueden ver y administrar los problemas por sí mismas. Esto ha reducido significativamente las idas y vueltas entre las funciones en beneficio de todos. La solución no solo fomenta la participación del negocio en torno a las iniciativas de RPA, sino que también alivia las cargas de mantenimiento de los desarrolladores, liberándolos para que se centren en tareas más impulsadas por el valor.

“Ahora, tengo una herramienta que maneja las tareas que solía encontrar tediosas”
‍— Christian Meyer, Desarrollador principal de RPA.

La operación estable significa que se necesitan menos empleados para supervisar la operación diaria. De hecho, Nuuday espera poder duplicar sus cantidades actuales de procesos sin necesidad de redelegar existentes o contratar a más personas, que el empleado actual encargado de operaciones y mantenimiento.

“Tenemos una sola persona que supervisa las operaciones. Antes, durante nuestras horas pico, siempre estaba desbordado. Ahora, con mayor estabilidad de nuestros sistemas y procesos, maneja cómodamente incluso durante esos períodos ocupados”.
‍ — Christian Meyer, Desarrollador principal de RPA.

En el enfoque de co-desarrollo de clientes adoptado por el equipo de desarrollo de Optomo, el Departamento de Robótica de Nuuday ha influido en el diseño de la herramienta para satisfacer las necesidades tanto de sus operadores de RPA como de los usuarios comerciales. Como resultado, Optomo ha abordado los principales desafíos que enfrenta la operación de RPA y ha mejorado la participación del negocio con RPA. Con estos éxitos, Nuuday ve a Optomo como parte integral de su estrategia de RPA a largo plazo.