Unlocking the Full Potential of License Utilization in Automation

Introducción

Estamos en lo profundo de la era de la transformación digital, y las tecnologías de automatización se están tomando como hotcakes. No obstante, hay un elefante en la habitación que muchos parecen estar ignorando. Un reciente estudio reveló una brecha sorprendente entre la compra y la utilización de licencias de automatización. Aquí hay un dato para darle la vuelta a la cabeza: mientras que las empresas están descargando un promedio de 110 licencias de productos RPA, solo están poniendo a trabajar 45 de estas. Eso es una tasa de utilización de solo 40%.

He aquí un dato para darle la vuelta a la cabeza: mientras que las empresas están despartiendo un promedio de 110 licencias de productos RPA, solo están poniendo a trabajar 45 de estas. Eso es una tasa de utilización de solo 40%.

‍Desmitificando la utilización de licencias: Mirando más allá de los números

Entonces, ¿por qué la disparidad? Echemos un vistazo más de cerca a lo que realmente significa la utilización de licencias y cómo podemos monitorearlo de manera efectiva. No es tan sencillo como podría parecer. Con una gran cantidad de modelos de licencia disponibles de los proveedores de RPA, las opiniones sobre cómo maximizar el uso de las licencias de RPA pueden variar considerablemente.

Cuando profundizamos, descubrimos que las diferentes organizaciones tienen formas únicas de evaluar la utilización de licencias. Algunos siguen un enfoque basado en la asignación, asignando licencias a procesos o departamentos específicos, y una vez que se asigna una licencia, se considera 'utilizada'. Otras organizaciones adoptan el enfoque de ejecutar scripts sin parar para que los robots funcionen siempre que haya capacidad disponible. De hecho, esto conduce a una alta utilización, pero también puede resultar en una gran cantidad de actividad innecesaria. Luego, están quienes miden la utilización estrictamente durante el horario comercial, identificando estos como periodos pico. Estos son solo algunos ejemplos, y la realidad es que no hay una manera definitiva correcta o incorrecta de medirlo. Cada organización puede elegir el enfoque que mejor se alinee con sus necesidades. Sin embargo, para comprender completamente la capacidad disponible, es crucial que comprendamos cómo los proveedores miden la utilización de licencias.

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Desgimiento de la utilización de licencias: una ilustración

Ahora, pongamos esto en perspectiva. Piense en la utilización de licencias como el lapso de tiempo que un robot está trabajando activamente con una licencia; medimos esto en minutos. Supongamos que una licencia está ocupada haciendo un trabajo real durante 8 horas y 15 minutos en un día. Eso sale a una tasa de utilización de alrededor del 35% (495 minutos de un total de 1,440 minutos en un día). Suena bastante simple, ¿no? No obstante, el verdadero desafío surge cuando tenemos en cuenta las limitaciones y limitaciones que impiden que esos 495 minutos lleguen a un máximo de 1,440. Además, debemos asegurarnos de que estos 495 minutos consistan en trabajo productivo real y no solo períodos de inactividad u otros gastos generales, como el tiempo de inicio o apagado. Nuestra misión, entonces, es optimizar estos factores y hacer que cada minuto cuente.

Idealmente, queremos que la utilización de licencias sea cercana al 100%. Sin embargo, llegar a este objetivo a menudo resulta complicado debido a obstáculos como horario comercial restringido, requerimientos específicos del negocio, fluctuaciones en el número de casos entrantes, administración de máquinas virtuales y disponibilidad del sistema. Estos factores complican la tarea de aprovechar al máximo las licencias. Entonces, incluso disparar para el 40% de utilización citado por el informe de HFS Research puede parecer una tarea hercúlea, y mucho menos apuntar al elusivo 100%.

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Dominar la orquestación: el primer paso para mejorar la utilización

Entonces, ¿cómo empuja su utilización cerca de la marca del 100%? Ser inteligente sobre cómo orquestas y ejecutas tus bots es un paso en la dirección correcta. Aquí hay algunas cosas en las que puede pensar si está buscando aumentar su utilización:

• Reducción del tiempo de “búfer”: El tiempo de ejecución de los bots varía mucho, lo que a menudo lleva a que el tiempo de búfer se incluya en nuestros planes de programación. Pero esto crea muchas lagunas en la eficiencia con la que se utilizan las licencias. La clave aquí es reducir el tiempo de búfer, asegurando que tan pronto como se termine un trabajo de bot, podamos comenzar con el siguiente.

• Centrarse en la fecha límite y la activación dinámica: Debido a la naturaleza de cómo se han activado históricamente los bots, hemos adquirido el hábito de planificar la hora de inicio en función de la fecha límite del negocio. Tenemos que darle la vuelta a este pensamiento. En lugar de preguntarle al negocio cuándo necesita que la tarea se realice, deberíamos estar preguntando cuándo el bot puede comenzar a ejecutarse y cuándo debe completarse la tarea. Esto generalmente nos da una ventana más grande en la que ejecutar el bot y permite más espacio para la optimización.

• Monitoreo de la utilización: Aunque parece evidente, muchas organizaciones carecen de datos detallados sobre la utilización de licencias. Reconocer los períodos pico y fuera de las horas pico es crucial para aumentar la utilización. Con la información adecuada, puede ajustar los programas para maximizar la utilización y, al mismo tiempo, garantizar la entrega oportuna.

Estas estrategias pueden mejorar significativamente su utilización, lo que le permite obtener más valor de sus licencias existentes. Ya sea desarrollando soluciones inventivas o aprovechando una herramienta de orquestación como Optomo, recuerde, la orquestación exitosa es la piedra angular de la administración efectiva de la utilización. Pero tenga en cuenta que la orquestación no se trata únicamente de amplificar la utilización. Una sólida herramienta de orquestación también ayuda a reducir el tiempo de manejo de casos y los errores, ofreciendo así un servicio superior y más rápido para las empresas.

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En definitiva: El imperativo de maximizar la utilización de licencias

En conclusión, a medida que evoluciona el panorama de la automatización, las empresas deben elevar sus estrategias de utilización de licencias. Con planificación estratégica y monitoreo constante, pueden evitar gastos innecesarios en licencias redundantes. El objetivo debe ser aprovechar cada onza de potencial de sus inversiones actuales.